Impreza – start!

Organizacja imprezy w postaci eventu towarzyskiego tylko z pozoru wydaje się błahą i przewidywalną sprawą. W praktyce działania dążące do zorganizowania spotkania o charakterze towarzyskim składają się z wielu etapów tworzących jedną, spójną całość – to tak, jakbyśmy układali puzzle i na końcu cieszyli się gotową, budzącą podziw formą. Tak samo jest w przypadku dużych oraz mniejszych imprez, na które zaproszeni się ludzie z różnych środowisk. Kiedy zabieramy się za organizowanie imprezy, na początku musimy przygotować zarys formy, w jakiej spotkanie będzie się odbywało.

Trzeba dokonać wyboru, czy spotkanie będzie przeprowadzone na otwartym terenie, czy pod zadaszeniem. Możemy urządzić imprezę sportową na boisku lub stadionie lub spotkanie w bibliotece lub wynajętej salce konferencyjnej. Spotkanie może mieć formę zabawy tanecznej, biesiady ogniskowej, zawodów sportowych lub festynu połączonego z dyskoteką do późnych godzin nocnych. Przy realizacji każdego pomysłu ważnym czynnikiem jest przede wszystkim czas. W praktyce wszystko prezentuje się tak, że to właśnie okresy przygotowawcze są o wiele dłuższe od samego czasu przebiegu planowanego wydarzenia, dlatego wszystkie etapy organizacji należy przeprowadzać dokładnie i uważnie. Po zatwierdzeniu pomysłu na imprezę wybieramy najodpowiedniejsze miejsce do jej organizowania. Wiązać się to będzie z koniecznością zdobycia wszelkiego rodzaju pozwoleń, zabezpieczeń, dokonania umów. Trzeba będzie dokonywać opłat za czasowy wynajem obiektów oraz sprzętów służących uatrakcyjnieniu wydarzeń.

Zaproszenia imienne

Jeśli na imprezie oprócz naszych znajomych mają się pojawić także osoby bliżej nam nieznane, w dobrym tonie będzie wykonać zaproszenia imienne. Dzięki nim każdy gość poczuje się jednakowo ważny. Reklama przyda się dla rozgłosu, dzięki temu zyskamy pewność, że nasza impreza nie przepadnie w tłumie propozycji i na pewno pojawią się chętni do wspólnego świętowania. Następnie trzeba zadbać o odpowiedni catering, czyli obsługę gastronomiczną uroczystości. Można w tym celu wynająć zewnętrzną firmę, która dostarczy na miejsce uroczystości wszelkie potrzebne zestawy obiadowe czy deserowe. Na rynku działa wiele takich firm i można im w pełni zaufać pod kątem zamawiania jedzenia zarówno dla wegetarian, jak i dla bardziej liberalnych smakoszy.

Oprawa ważna rzecz!

Impreza wymaga także specyficznej oprawy ze względu na pilnowanie bezpieczeństwa uczestników. Dobrze będzie, jeśli powiadomimy Policję, aby w razie zakłóceń była w gotowości pomóc, przyda się także karetka pogotowia oraz kontakt ze strażą pożarną. Imprezy, na którą przybywa od kilkuset do kilku tysięcy osób nie może obsługiwać jedna osoba, ponieważ nie mieści się to w kompetencjach jednostki. W trosce o właściwą organizację oraz bezpieczeństwo uczestników powinien działać zespół o wysokim doświadczeniu w branży organizacji imprez. Przeoczenia i niedociągnięcia w kwestii organizacji będą obecne zawsze, ale trzeba wychodzić im naprzeciw. Umiejętne podzielenie się obowiązkami między osoby wchodzące w skład zespołów organizacyjnych pozwoli uniknąć zakłóceń i sprawi, że po długim czasie impreza przez uczestników wspominana będzie z uśmiechem.