Mity na temat briefów eventowych.

Briefy eventowe zostały opracowane po to, by z większą precyzją i łatwością projektować wszelkie wydarzenia artystyczne, komercyjne lub sportowe. Brief jest tak naprawdę jedynie wstępem do tego, by zorganizować dobrą, udaną i sprawną uroczystość, ale jego obecność w początkowej fazie projektów ma duże znaczenie dla nastawienia osób odpowiedzialnych za organizację całego przedsięwzięcia.

Brief szyty na miarę.

Udany brief mieści w sobie wszelkie niezbędne informacje. Określa się w nim, gdzie event ma być organizowany, opisuje się grupę docelową, zakłada cele do realizacji, szacuje się efekty marketingowe. Wszystkie te aspekty w agencjach eventowych uznawane są za standardy i podstawy tego, by mówić o prawdopodobieństwie udanej imprezy towarzyskiej. Przy okazji, chcielibyśmy jeszcze odczarować kilka poglądów, jakie namnożyły się w środowisku eventowców, a które mają już coraz mniejsze przełożenie w realnej pracy nad organizacją. To nieprawda, że im dłuższy będzie nasz brief, tym bardziej zainteresuje odbiorców. W praktyce okazuje się, że jest wręcz przeciwnie. Dobry brief na zaledwie kilku stronach mieści wszystkie najważniejsze informacje, bez zbędnych przedłużeń i rozwlekłych komentarzy. Jeśli odbiorca ma przed sobą zbyt wiele informacji skleconych w jeden, przaśny komunikat – decyzja dotycząca organizacji eventu może zostać utrudniona.

Kolejną sprawą jest lęk przed zbyt wysoką wyceną agencji eventowej za usługę. Naiwni klienci często myślą, że ukrywanie budżetu da możliwość oszczędności. Przecież wiadomo, że przed takimi trudnymi tematami po prostu się nie ucieknie i prędzej, czy później będą musiały być one podjęte. Tak więc, proponuje się na wstępie oszacować ramy kosztów planowanych projektów, aby nie czuć się zaskoczonym w przyszłości. Gdy ramy finansowe są sprecyzowane – wtedy pracuje się o wiele łatwiej i wygodniej. Jeśli na wstępie zostanie podany niższy budżet, zawsze zaistnieje prawdopodobieństwo, by w razie nagłej potrzeby został podwyższony. Najważniejsze, by nie przepłacać na wstępie i fundusze wydawać jak najbardziej świadomie.

Badanie konkurencyjności

Badanie konkurencyjności agencji eventowych pozwoli nam wybrać najkorzystniejszą pod względem finansowym ofertę. Przy okazji zbadamy także rynek. Jeśli będziemy wysyłać briefy do większości przedstawicieli branży eventowej, może gwałtownie wzrosnąć budżet. Dojść może też do sztucznego zawyżania cen, bo każdemu zależy na jak największym zysku. Ucierpi więc na tym firma organizująca przetarg. Lepiej będzie zatem, jeśli skupimy się na małej ilości agencji eventowych agencji, zamiast rzucać się od razu na głęboką wodę. Sprawdzony i skuteczny w dotarciu do inwestora brief nie działa na zasadzie mamiącej iluzji, ale przedstawia fakty w zdecydowany i racjonalny sposób. Takie briefy najszybciej znajdują odbiorców chętnych do nawiązania długofalowej współpracy. Dobrze jest o tym pamiętać, jeśli zabieramy się do pracy po raz pierwszy. Stratega event marketingowa bazuje na faktach rzeczywistych, a urojone zostawia dla branż bardziej oderwanych od ziemi w kwestii organizacji pracy.