Porozumiewamy się z klientem jako event manager.

Event manager to profesja obecnie znajdująca się w czołówce najbardziej pożądanych na rynku. Agencje eventowe powstają jedna po drugiej i zrozumiałe jest, że potrzebują wykwalifikowanych pracowników. Jak znaleźć dobrą kadrę, skoro właściwe żadna ze szkół menadżerskich w Polsce nie kształci swoich uczniów w kierunku uprawiania zawodu event managera? Wszystko w dużej mierze polega na działaniu intuicja oraz wykorzystywaniu utartych schematów działania, z mniejszym lub większym powodzeniem. Czego najczęściej oczekuje się od osób pracujących w roli event managera?

Co najpierw?

W pierwszej kolejności zwraca się uwagę na kompetencje posiadane przez osobę na stanowisku menadżerskim. Musi wykazać się niezwykłym taktem oraz wiedzą, nawet wtedy, gdy jest zupełnie świeża w branży i nie orientuje się jeszcze do końca w zasadach funkcjonowania agencji eventowej na co dzień. Tu nie ma miejsca na oględne tłumaczenie, co jak i dlaczego? Liczą się konkrety, dlatego dobrze jest mieć pod ręką telefon, aby w razie potrzeby otrzymać wsparcie współpracownika znającego się na szczegółach trochę lepiej od strony początkującej. Podczas kluczowych rozmów z klientami musimy jasno i wyraźnie dać im do zrozumienia, że znamy odpowiedzi na wszystkie ich pytania nawet wtedy, gdy jeszcze nie zaplanowali nam ich zadać. Menadżer musi sprawiać wrażenie super kompetentnego, aby klient wiedział, że otrzyma stuprocentową odpowiedź i nawet jeszcze więcej. Odpowiedź od klienta zdecydowanie ulec musi potwierdzeniu, dajemy mu pewność, że sprawdzimy ją w każdy możliwy sposób.

Co potem?

Drugą, bardzo przydatną cechą przy kontakcie managera eventów z potencjalnym klientem będzie asertywność. Nie można jasno powiedzieć klientowi „Pana pomysł jest zwyczajnie do dupy!”, bo wiąże się to z jego obrazą, a w dodatku pokazujemy tez swoje podejście pozbawione profesjonalizmu. Klient ma rację nawet wtedy, gdy jej nie ma, ale nie przeszkadza to w przedstawieniu wyrazistej alternatywy. Można to zrobić w sposób delikatny i sugestywny, dzięki któremu potencjalny klient w rzeczywistości odczuje, że „nasze znaczy lepsze” i po chwili perswazji zupełnie zapomni o swoim wcześniejszym, z gruntu nietrafionym pomyśle. „100 procent racji plus nasze alternatywne rozwiązania”, „To rozsądne rozwiązanie, ale jest jeszcze alternatywa…”, „Czy nie dostrzega Pani także innych możliwości…? – to jedne z najpopularniejszych kwestii, którymi zacząć można próbę zwrócenia uwagi na inny sposób organizowania uroczystości przez klienta. Klient ma prawo w czasie spotkania mieć gorszy dzień, jednak robimy wszystko, aby go nie obrażać i wychodzić z sytuacji stresowych obronną ręką. To będzie świadczyło o naszym profesjonalnym podejściu do sprawy. Może się stać tak, że w trakcie decydującej rozmowy klient sam zrozumie, że zachowuje się karygodnie, a jego przeprosiny pozytywnie rozładują gromadzące się napięcie. W takich sytuacjach łatwiej dojść do zgody, a tym samym obrać jeden kierunek w kwestii organizacji eventu. Dialog przeprowadzony na wysokim poziomie kulturalnym oraz merytorycznym zawsze przynosi pozytywne skutki.