Udana impreza integracyjna najmniejszym kosztem – czy to możliwe?

Organizowanie imprez integracyjnych niesie za sobą określone koszty, które wielu inwestorów oraz sponsorów stara się łagodzić i zmniejszać. Skutki takich działań mogą być różne i zależą w dużej mierze od doświadczenia oraz wyczucia osób odpowiedzialnych za organizację danej imprezy. Także Urząd Skarbowy pilnie obserwuje działania firm w kwestii wspólnych wyjazdów, aby potrącić sobie należny podatek. Nie przeszkadza to  jednak cieszyć się imprezom silnym zainteresowaniem wśród pracodawców oraz pracowników. Dzięki takim spotkaniom możliwe jest scalenie załogi, co także przekłada się bezpośrednio na wyniki pracy. Załatwianie spraw służbowych w trakcie eventów integracyjnych przeprowadza się raczej „mimochodem” i jakby „po drodze”. Imprezy integracyjne popularnie zwą się także spotkaniami o charakterze służbowo – biznesowym. Coraz modniejszym rozwiązaniem okazuje się łączenie imprez integracyjnych dla pracowników z imprezami przeznaczonymi dla klientów. Dzięki takiemu rozwiązaniu osiąga się kilka celów za jednym podejściem. Zastosowane zostają elementy motywacyjne, jednoczy się personel, a klienci poznają misję firmy od kuchni i mogą zapoznać się z różnorodnymi profilami jej działalności. Poznanie z bliska oferty, pozbycie się ewentualnych obaw daje szansę na przygotowanie umów oraz kontraktów. Kontrahenci poznają szczegółowe struktury firmy, z którą będzie prowadzona współpraca. Impreza integracyjno – rozrywkowa dla całej grupy pracowniczej połączonej z klientami to spory wydatek. W miarę możliwości i na bazie posiadanej wiedzy można zastosować kilka poręcznych tricków, dzięki którym wydatek nie będzie aż tak bardzo kolosalny i przerażający nie tylko dział kadr oraz zasobów ekonomicznych w firmie.

Wybierając obiekt na imprezę integracyjną, zawsze sugerować należy się ceną. Powinno być zapewnione maksimum funkcji obiektu za przystępne wynagrodzenie. Zamiast wynajmować kilku gwiazdkowy hotel, gdzie doba kosztuje ponad kilkaset złotych, może warto będzie rozejrzeć się za hotelem lub pensjonatem położonym z dala od zatłoczonego centrum wielkiego miasta? Tam ceny będą znacznie niższe, a komfort przebywania i korzystania z atrakcji – niemalże taki sam, jeśli nie lepszy. W dodatku na imprezie integracyjnej nie trzeba zamawiać dań w drogich restauracjach. W wielu hotelach i pensjonatach dopuszczają sprowadzenie osobnego cateringu, co pod kątem oszczędzania jest niezwykle korzystne. Kolejna sprawa to alkohol. Aby zaoszczędzić na spożywaniu alkoholi w czasie imprezy integracyjnej, można wyrobić specjalne talony do baru. Jeśli zasoby talonów się wyczerpią, uczestnicy imprezy za kolejne drinki płacić już będą z własnych kieszeni. Jest to rozwiązanie praktyczne i bardzo wygodne. Każdy od pewnego momentu pije na własny koszt i własną odpowiedzialność. I tak powinno być. Za zaoszczędzone na eventach pieniądze firmowe można w ciągu kalendarzowego roku urządzić co najmniej jeszcze jedno spotkanie. Może mieć ono różnorodny, odmienny od poprzednich charakter, np. sportowy.