Co najpierw?

W pierwszej kolejności zwraca się uwagę na kompetencje posiadane przez osobę na stanowisku menadżerskim. Musi wykazać się niezwykłym taktem oraz wiedzą, nawet wtedy, gdy jest zupełnie świeża w branży i nie orientuje się jeszcze do końca w zasadach funkcjonowania agencji eventowej na co dzień. Tu nie ma miejsca na oględne tłumaczenie, co jak i dlaczego? Liczą się konkrety, dlatego dobrze jest mieć pod ręką telefon, aby w razie potrzeby otrzymać wsparcie współpracownika znającego się na szczegółach trochę lepiej od strony początkującej. Podczas kluczowych rozmów z klientami musimy jasno i wyraźnie dać im do zrozumienia, że znamy odpowiedzi na wszystkie ich pytania nawet wtedy, gdy jeszcze nie zaplanowali nam ich zadać. Menadżer musi sprawiać wrażenie super kompetentnego, aby klient wiedział, że otrzyma stuprocentową odpowiedź i nawet jeszcze więcej. Odpowiedź od klienta zdecydowanie ulec musi potwierdzeniu, dajemy mu pewność, że sprawdzimy ją w każdy możliwy sposób.

Co potem?

Drugą, bardzo przydatną cechą przy kontakcie managera eventów z potencjalnym klientem będzie asertywność. Nie można jasno powiedzieć klientowi „Pana pomysł jest zwyczajnie do dupy!”, bo wiąże się to z jego obrazą, a w dodatku pokazujemy tez swoje podejście pozbawione profesjonalizmu. Klient ma rację nawet wtedy, gdy jej nie ma, ale nie przeszkadza to w przedstawieniu wyrazistej alternatywy. Można to zrobić w sposób delikatny i sugestywny, dzięki któremu potencjalny klient w rzeczywistości odczuje, że „nasze znaczy lepsze” i po chwili perswazji zupełnie zapomni o swoim wcześniejszym, z gruntu nietrafionym pomyśle. „100 procent racji plus nasze alternatywne rozwiązania”, „To rozsądne rozwiązanie, ale jest jeszcze alternatywa…”, „Czy nie dostrzega Pani także innych możliwości…? – to jedne z najpopularniejszych kwestii, którymi zacząć można próbę zwrócenia uwagi na inny sposób organizowania uroczystości przez klienta. Klient ma prawo w czasie spotkania mieć gorszy dzień, jednak robimy wszystko, aby go nie obrażać i wychodzić z sytuacji stresowych obronną ręką. To będzie świadczyło o naszym profesjonalnym podejściu do sprawy. Może się stać tak, że w trakcie decydującej rozmowy klient sam zrozumie, że zachowuje się karygodnie, a jego przeprosiny pozytywnie rozładują gromadzące się napięcie. W takich sytuacjach łatwiej dojść do zgody, a tym samym obrać jeden kierunek w kwestii organizacji eventu. Dialog przeprowadzony na wysokim poziomie kulturalnym oraz merytorycznym zawsze przynosi pozytywne skutki.

Artykuł Porozumiewamy się z klientem jako event manager. pochodzi z serwisu Organizacja przyjęć - od czego zacząć?.

Osoby, które w branży eventowej przepracowały kilkanaście lat, zgodnie uważają, że pod względem pochłoniętych nerwów, niezliczonych stresów zawód event managera właściwie powinien znaleźć się znacznie wyżej w rankingach najbardziej niebezpiecznych, ale tak naprawdę wszelkie oceny będą tutaj subiektywne. Prawda jest taka, że żołnierz przed profesjonalnym pełnieniem służby przechodzi gruntowne szkolenie. W branży eventowej od razu rzuca się działających na głęboką wodę, a dodatkowo krzywdzący stereotyp myślowy, że „eventy to robienie imprezek” komplikuje poważny odbiór tego zawodu w oczach przeciętnego Kowalskiego. W wojsku już na wstępie wiadomo, że lekko nie będzie. W agencjach eventowych nikt nikogo nie przekonuje. Albo się sprawdzisz – albo wylatujesz.

Wykształcenie pod kątem pełnionej w agencji eventowej funkcji jest także istotne. Trzeba znać się na wielu rzeczach, aby w razie usterek móc je naprawić na bieżąco oraz dopasować do panujących warunków. Bycie odpornym na presję i racjonalne myślenie nawet w najbardziej skomplikowanych i stresujących sytuacjach to zbawienna cecha, zwłaszcza jeśli postawiono przed nami kierowanie całym zespołem pracowników.

Wydatki, jakie pochłaniają eventy cierpieć mogą przez różne wahania gospodarcze. Brak stałego zatrudnienia w oparciu o etat to codzienność w tej branży. Żołnierze oraz strażacy mają stałe miejsce zatrudnienia, a w agencji eventowej zrealizowanie jednego briefu wiąże się z dziesiątkami telefonów, wysyłaniem maili, niepewnością uzyskania właściwych odpowiedzi na komunikat, a także licznymi delegacjami w sprawach niecierpiących zwłoki.

Człowiek pracujący w branży mundurowej powszechnie cieszy się uznaniem i szacunkiem. Pracownicy agencji eventowych, zanim odniosą swoje pierwsze, solidne sukcesy, wiele czasu muszą funkcjonować na zasadzie: „przynieś, podaj, pozamiataj”. Hierarchia jest tutaj pojęciem względnym.

Najdotkliwsza sprawa finansów. Budżet planuje się przez wiele miesięcy, opracowuje formy wycen, pilnuje się rentowności, wymieniać można czynności ekonomiczne w nieskończoność. Każde uchybienie w trakcie organizacji eventu ciągnie za sobą konsekwencje finansowe. W razie uchybień cierpi cała agencja, bo przecież za koszty odpowiadają wszyscy, niezależnie od szczebla reprezentacyjnego. Najgorsze co może być – to wielomiesięczne czekanie na uregulowanie płatności.

Artykuł Event manager – Trudny zawód pochodzi z serwisu Organizacja przyjęć - od czego zacząć?.

Pomysł na stworzenie firmy obsługującej różnorodne imprezy dziecięce kiełkował w jej głowie przez parę lat, do realizacji swojego wieloletniego marzenia potrzebowała po prostu czasu. Firma Magenta Group to w tej chwili jedna z solidniejszych marek branży eventowej na południu Polski. Szczególnie chwalą sobie jej działania wszyscy mieszkańcy Krakowa oraz okolicznych miast. Co ciekawe, w momencie rozpoczęcia działalności firma Magenta Group nie mogła pochwalić się znajomościami oraz licznymi kontaktami ułatwiającymi wejście w skomplikowaną i wymagająca branżę. Firma do dziś z powodzeniem organizuje animacje dziecięce, w dużej mierze oparte na grach miejskich oraz terenowych. Dla młodszych oraz nieco starszych dzieci organizowane są także liczne szkolenia, podczas których można nauczyć się artystycznego malowania twarzy oraz modelowania balonów. Co radzi Pani Oliwia wszystkim początkującym w branży eventowej? Przede wszystkim realny ogląd sytuacji.

Trzeba być przygotowanym na nieoczekiwane starcia z konkurencją i zaskakujące niekiedy sytuacje. Samo założenie firmy i wszelkie biurokratyczne zabiegi nijak mają się do stresów oraz problemów związanych z natrafieniem na nierzetelnego klienta. Na otworzenie firmy eventowej organizującej szkolenia i imprezy dziecięce potrzeba co najmniej kilkadziesiąt tysięcy złotych. Część można zawsze zaoszczędzić, choć pochłania to dużo czasu, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę niskie, polskie zarobki. Dużym udogodnieniem i odciążeniem jest dotacja unijna, ale otrzymują ją tylko ci, których projekty są w pełni dopracowane i pozytywnie rokują na przyszłość w stu procentach.

Najwięcej funduszy i oszczędności w przypadku Pani Oliwii pochłonęły wydatki na nowoczesne sprzęty elektroniczne i multimedialne. Sprzęt o charakterze typowo eventowym również sporo kosztuje. Zaliczyć do niego trzeba namioty, podesty, mebla przenośne. Biuro także musi jakoś wyglądać, aby klienci mieli pełne zaufanie do proponowanych usług. Do tego Magenta Group używa sprzętów rzadko spotykanych u konkurencyjnych firm. Zaliczymy do nich kule bańkowe, które wytwarzają olbrzymie bańki mydlane, gdzie da się zamknąć ludzi. Motyw prawie że filmowy lub bajkowy! Pani Oliwia obecnie zatrudnia kilkunastu animatorów, otwarta jest także na współpracę z osobami z zewnątrz. Jednocześnie zastrzega sobie, że nigdy nie da nikomu etatu, ponieważ działa to bardzo demotywująco w stosunku do pracownika. Sama przez wiele lat działała jako freelancer i nie zawsze miała łatwo.

Artykuł Organizacja eventowa kobiecym okiem. pochodzi z serwisu Organizacja przyjęć - od czego zacząć?.

Na pierwszy rzut oka wszystkim się wydaje, że specjalista do spraw organizacji eventów siedzi całymi dniami w biurze i promuje wydarzenie na stronach społecznościowych. Nic bardziej mylnego! Organizowanie eventu w praktyce to praca w ciągłym ruchu, nerwy, rosnący stres, brak snu, ograniczony kontakt z najbliższymi oraz hektolitry wypijanych napoi energetycznych. Przez wiele miesięcy poprzedzających event wszystko dokładnie się oblicza i planuje.

Takie zabiegi muszą być przeprowadzona z należytym wyprzedzeniem, aby każdy element imprezy został domknięty na ostatni guzik i żeby nie było żadnych uchybień. Dostęp do zawodu event managera właściwie powinni mieć jedynie ci, którzy sprawdzili prace w praktyce i są gotowi ponieść wszelkie konsekwencje swego wyboru. Tutaj nie ma pracy na przysłowiowe „pół gwizdka”. Czas pracy często okazuje się nienormowany, bo w najmniej oczekiwanej chwili trzeba na przykład wykonać szereg telefonów do inwestorów oraz sponsorów. W tej chwili agencje eventowe raczej niechętnie zatrudniają nowicjuszy z branży eventowej. Jeśli chcesz znaleźć dobre stanowisko w renomowanej firmie, musisz mieć bogate cv oraz udokumentowane doświadczenie w organizacji i planowaniu eventów. Wtedy z pewnością szansę na dobrze płatną pracę w branży eventowej wzrosną i przyniosą należyte profity. Dobrze jest się zahaczyć także w środowisku pracy podczas eventów w postaci praktyk.

Wprawdzie nie przynoszą one tak dużych zysków finansowych, jak praca w pełnym wymiarze czasowym, ale przynajmniej zyskuje się oczekiwane wszędzie doświadczenie, bez którego ani rusz do przodu. Praktyki pozwalają na realny ogląd własnych zdolności oraz sprawdzenie ich w sytuacjach ekstremalnych. Jednym słowem – unikniemy rozczarowanie i zdecydujemy, czy rzeczywiście nadajemy się do roli managera. Dobrze jest zadawać przełożonym interesujące i niebanalne pytania, byle zgodne z tematem pracy, możemy wtedy wyraźnie zapunktować i doceniona zostanie nasza inteligencja. Warto porzucić schematy odgrywania jakiejś roli, warto być asertywnym i wystrzegać się podlizywania, bo fałsz od razu da się wyczuć. Szefowi zespołu należy się szacunek, bo to on po zakończonych praktykach zdecyduje, czy płyniesz dalej na danym okręcie, czy też musisz dokonać przesiadki. Trzy magiczne pojęcia – sprawność fizyczna, odporność psychiczna oraz umiejętność pracy zespołowej.

Artykuł Pan od eventu! pochodzi z serwisu Organizacja przyjęć - od czego zacząć?.